Come scegliere il contratto di manutenzione (SLA)
Per cabine di verniciatura e impianti di sabbiatura

LPS Sabbiature

Notizie e curiosità

Passare dal “chiedere un intervento quando si rompe qualcosa” a un contratto di manutenzione serio è uno dei salti di maturità più redditizi che un reparto manutenzione o procurement possa fare. Un buon SLA (Service Level Agreement) non è solo una lista di tempi di intervento: è lo strumento che allinea responsabilità, KPI operativi, frequenze preventive, penali e procedure di escalation, e che trasforma il fornitore in un partner che protegge produttività, qualità e sicurezza.

Prima di negoziare: definisci obiettivi e scope (non partire dal prezzo)
Un errore comune è cercare il fornitore più economico senza aver chiarito scope e aspettative. Prima di chiedere offerte, definisci:
• quali asset rientrano (cabina, impianto aspirazione/filtrazione, forno, sistema di recupero abrasivo, compressori dedicati);
• livello di criticità (linee che fermano produzione vs. supporto secondario);
• orari di servizio (h24, 7/7, o solo giorni lavorativi);
• metriche di successo (uptime, MTTR, percentuale interventi preventivi completati).

Un buon brief fa risparmiare tempo in negoziazione e riduce ambiguità contrattuali.

Struttura minima dell’SLA: cosa non può mancare

Un SLA per cabine e impianti di finitura dovrebbe includere, chiaramente e misurabilmente:
1. Descrizione dei servizi (manutenzione preventiva, correttiva, fornitura ricambi, assistenza remota, ricondizionamento filtri).
2. Livelli di servizio (SLA Targets): tempi di risposta, tempi di ripristino, disponibilità minima garantita.
3. KPI e reportistica: quali metriche si misurano e con quale frequenza.
4. Frequenze preventive: cosa viene fatto quando (filtri, controllo estrattori, tarature pistole e ugelli, verifica perdite aria).
5. Procedure di escalation: numeri, ruoli e tempi per passare da primo livello a intervento critico.
6. Gestione ricambi e parti di consumo: quali pezzi sono inclusi, lead time, modalità di fatturazione.
7. Penali e rimborsi: logica chiara per mancato rispetto dei livelli (calcolo giornaliero/ora).
8. Termini di revisione e re-negoziazione: quando rivedere SLA e KPI in funzione di volumi o tecnologia.
Per struttura e template è utile osservare modelli già usati in gara pubblica e contratti quadro — questi mostrano come impostare parametri, report e penali in modo operativo.

KPI fondamentali da inserire (e come interpretarli)

Non tutti i KPI sono uguali: scegli quelli che misurano l’impatto reale sulla produzione.
• Availability / Uptime (%) — percentuale di tempo in cui la cabina/impianto è operativa. Target realistico per impianti critici: > 98% in orario produttivo. Misurazione: ore operative / ore pianificate.
• MTTR (Mean Time to Repair) — tempo medio di riparazione; misura l’efficienza della risposta tecnica. Più basso è, meglio è. Usa MTTR per definire SLA di ripristino.
• MTBF (Mean Time Between Failures) - frequenza guasti; utile per valutare affidabilità a medio termine.
• % Planned Maintenance vs Total (PM%) - quota di interventi pianificati rispetto a quelli correttivi: più alto è il PM%, meno shock e fermi improvvisi.
• First Time Fix Rate (FTFR) - percentuale interventi risolti alla prima uscita: indica qualità del magazzino ricambi e competenza tecnica.
• Time to Response (TTRsp) - tempo dall’apertura ticket alla presa in carico; utile per definire SLA escalation.
Queste metriche sono standard nel mondo della manutenzione industriale e servono sia per misurare il fornitore sia per stabilire soglie e penali ragionevoli.

Clausole operative critiche: come scriverle per evitare ambiguità

Esempi pratici di formulazione che ho visto funzionare:
• Tempo di risposta: “Per guasti classificati Critici (impianto non operativo) tempo di risposta sul sito ≤ 2 ore in orario produttivo; ripristino temporaneo entro 8 ore salvo necessità parti non disponibili.”
• Definizione guasto critico vs. non critico: allegare tabella con esempi (es. estrattore guasto = critico se impedisce verniciatura).
• Fornitura ricambi: “Fornitore mantiene stock minimo X per le parti A,B,C; lead time per parti non stock ≤ 5 giorni lavorativi.”
• Manutenzione preventiva: calendario allegato con attività (filtri primari/pocket ogni 3–6 mesi; carboni e filtri a carboni attivi 6–12 mesi a seconda uso) e check-list di uscita. Per le frequenze filtro è buona pratica rendere la scadenza condizionata al carico di lavoro e misure di pressione differenziale sui filtri.
• Reporting: report mensile con uptime, MTTR, interventi eseguiti e ricambi utilizzati; report trimestrale di trend guasti.
• Revisioni SLA: revisione obbligatoria a 12 mesi o al variare del volume di produzione > ±20%.
Formulare le clausole con numeri, soglie e procedure elimina il “dove sta scritto?” che in genere porta a contestazioni.

Penali: logica, proporzionalità e limiti pratici
Le penali vanno applicate con criterio: troppo alte e il fornitore alza l’offerta per coprirsi; troppo basse e non incentivano la performance. Alcune regole pratiche:
• Penali orarie/giornaliere collegate all’impatto produttivo (es. percentuale del valore orario medio della linea).
• Soglie di tolleranza (grace period) prima di applicare penali; es. prima giornata di fermo per problemi non imputabili al fornitore non viene penata, poi si applica.
• Massimale annuo delle penali (es. 10–20% del canone annuo) per evitare dispute eccessive. Documenti di gare pubbliche mostrano schemi pratici di calcolo e reportistica delle penali che sono un buon riferimento.
Infine, prevedete sempre una causa di forza maggiore e modalità di contenzioso/arbitrato chiare (mediazione obbligatoria prima dell’azione legale).

Frequenze manutentive consigliate (linee guida pratiche)

Frequenze devono essere basate su criticità e dati storici. Esempio operativo per cabine e impianti di sabbiatura:
• Controllo giornaliero (operatore): pulizia visiva, verifica pressione aria, verifica livelli solventi, controllo visivo filtri griglia.
• Controllo settimanale: ispezione ventilatori, verifiche perdite, controllo prese d’aria e pulizia generica.
• Interventi mensili: controllo estrattori, misura differenziale filtri, controllo pistole/ugelli, controllo cinghie e lubrificazione.
• Sostituzione filtri pocket / primari: tipicamente ogni 3–6 mesi in funzione carico (valutare ΔP).
• Sostituzione carboni / filtri VOC: frequentemente 6–12 mesi (dipende uso solvente e saturazione).
• Revisioni semestrali/annuali: controllo completo camini, verifica integrità forno e taratura strumenti di misura.
La raccomandazione pratica è parametrizzare le scadenze non in mesi fissi ma in base a indicatori (ore lavorate, ΔP filtro, volume vernice usato) — così la manutenzione è guidata dall’effettivo stress dell’impianto.

Come verificare il fornitore durante la gara: checklist di procurement

Quando valuti offerte, non guardare solo il canone. Chiedi e verifica:
• SLA dettagliato (tempi, KPI, penali).
• Piani preventivi con checklist tecniche.
• Lista ricambi inclusi e livelli di stock.
• Referenze cliente su impianti simili.
• Capacità tecnica: certificazioni tecniche, tempi di intervento locali, competenza su sistemi filtrazione e sicurezza.
• Procedure di escalation e contact point 24/7.
Un fornitore che risponde con dati, non solo promesse, merita premio nella valutazione.

Raccomandazioni finali pratiche
1. Misura prima di firmare: raccogli baseline uptime e MTTR attuali: così valuti realisticamente gli obiettivi.
2. Pensa in modalità partnership: un buon fornitore con KPI condivisi riduce costi totali.
3. Automatizza report e integrazione CMMS: collegare SLA al CMMS riduce errori e accelera fatturazione/penali.
4. Prevedi un periodo di prova: (3–6 mesi) con report e review serrate prima del rinnovo pluriennale.

FAQ
D: Quali sono i KPI più importanti da inserire in uno SLA per una cabina di verniciatura?
R: Uptime, MTTR, MTBF, % di manutenzione pianificata, First Time Fix Rate e tempi di risposta per interventi critici.
D: Ogni quanto vanno cambiati i filtri della cabina?
R: Non esiste un’unica risposta: spesso si parte da 3–6 mesi per filtri pocket/primari e 6–12 mesi per carboni/VOC, ma la scelta migliore è guidarla dalla misura della caduta di pressione (ΔP) e dal carico di vernice effettivo.
D: Come si calcolano le penali?
R: Le penali vanno proporzionate all’impatto produttivo (es. valore orario della linea) e previste con soglie di tolleranza e massimali annuali per evitare rischi eccessivi. È utile usare schemi già adottati in gare pubbliche come riferimento.

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